Office Manager

Обов'язки: Забезпечення офісу та виробничих площ — забезпечення локації всім необхідним для життєдіяльності офісу та виробничих площ. Контроль чистоти та порядку — організація та контроль чистоти, порядку в усіх приміщеннях офісу. Замовлення продовольчих товарів — контроль та замовлення продовольчих товарів. Замовлення необхідних товарів — контроль та замовлення канцтоварів, господарчих товарів, медикаментів для аптечок. Організація інших замовлень — інші замовлення (меблі, кейтеринг, включаючи збір інформації). Організація робочих місць — організація та переміщення робочих місць для персоналу. Пошук та підбір підрядників — пошук інформації по підбору підрядників, порівняння цін, характеристик (підбір і аналіз оптимальних варіантів). Робота в 1С — створення заявок на оплату, замовлення постачальнику, ПТУ, списання та інші. Ведення операційних процесів — ведення процесів траспортування виробництва, хостелу, спец.одягу, клінінгу, харчування. Підготовка звітності — підготовка звітності з витрат. Робота з кореспонденцією — відправлення / отримання кореспонденції. Вимоги до кандидата: Розвинені комунікаційні навички — вміння легко знаходити спільну мову з колегами, постачальниками та підрядниками, домовлятися та конструктивно вирішувати робочі питання. Проактивність та активна позиція — готовність самостійно включатися в задачі, шукати рішення та пропонувати оптимальні варіанти, а не лише працювати за чіткими інструкціями. Організованість та уважність до деталей — здатність одночасно вести декілька процесів, контролювати строки, замовлення, документи та не втрачати важливі деталі. Вміння працювати в режимі багатозадачності — здатність визначати пріоритети та швидко переключатися між різноплановими операційними задачами. Гнучкість та готовність виходити за межі звичних задач — не боятися нових або нестандартних запитів, самостійно розбиратися в них та знаходити рішення. Бажання навчатися та розвиватися — готовність швидко опановувати нові процеси, програми та інструменти, необхідні для роботи. Впевнене користування цифровими інструментами — Google Workspace / Microsoft Office, електронні таблиці, онлайн-сервіси та інші інструменти для організації й контролю роботи. Навички роботи з Excel / Google Sheets — на рівні, достатньому для ведення обліку, роботи з таблицями та підготовки базової звітності. Досвід роботи з 1С або іншими ERP-системами буде перевагою, але не є обов’язковим — важливіше готовність швидко освоїти необхідну систему. Аналітичний підхід — вміння знаходити необхідну інформацію, порівнювати пропозиції постачальників і підрядників за ціною та характеристиками та обирати оптимальний варіант. Стресостійкість та відповідальність — здатність спокійно реагувати на термінові запити, зміни пріоритетів та доводити задачі до результату. Буде перевагою: досвід роботи Office Manager, Administrative Manager, Facility Coordinator або на аналогічній операційно-адміністративній позиції; досвід взаємодії з постачальниками та підрядниками; досвід ведення закупівель, витрат та адміністративної звітності; досвід роботи з ERP-системами. Пропонуємо: Роботу в комфортабельному офісі з бомбосховищем; Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями Дія.City резидента; Заняття англійською; Медичне страхування; Комплект системи безпеки Ajax (участь у проєкті бета-тесту — отримання та тестування нових гаджетів до їх релізу); Різносторонні проєкти та професійне зростання; Драйвову команду; Можливість пропонувати та реалізовувати власні ідеї, які мають вплив на продукт і виробництво;